Instrumentos archivísticos

instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.

La política de Gestión Documental, se crea en cumplimiento a la Ley 594 de 2000, ley General de Archivos, complementada por el Decreto 1080 de 2015, que en su título II: Patrimonio archivístico, artículo 2.8.2.5.6 determina la obligación de formular una Política de Gestión, así mismo, en el en el Modelo de gestión documental y administración de archivos, formulado por el Archivo general de la Nación, señala en el componente estratégico, la creación de la política de gestión documental como uno de los productos de nivel inicial, y tiene como propósito establecer las directrices y lineamientos generales que guiarán los componentes técnicos, programas, procesos, procedimientos, que comprende la Gestión Documental en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, con el fin de asegurar la planeación, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, disposición, preservación, conservación y valoración de la documentación, independientemente de su medio físico o electrónico, como evidencia del cumplimiento de misión de la Entidad, garantizando el acceso y difusión de los archivos, la preservación del patrimonio documental y la construcción de memoria institucional y distrital, de conformidad con el cumplimiento de los requisitos legales archivísticos, administrativos, técnicos y tecnológicos aplicables.

El Diagnóstico Integral de Archivos es el proceso de verificación del estado actual de la gestión documental en aspectos administrativos, archivísticos, de conservación, infraestructura y tecnología; así, como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad, entorno al cumplimiento de la función archivística.

Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos, permitiendo establecer medidas y políticas de acceso a la información producida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá independientemente del medio en que se produce, la cual se encuentra clasificada teniendo en cuenta las restricciones legales, condiciones que conllevan al aseguramiento de los activos de información de ingresos y alteraciones no autorizadas.