Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá

Informe del seguimiento al Plan de Mejoramiento producto de las auditorias realizadas a la Secretaría General durante las vigencias 2016, 2017 y 2018 por la Contraloria de Bogotá con corte Junio - Julio de 2018

Informe de Seguimiento al cumplimiento y/o avance de las acciones suscritas en el Plan de mejoramiento producto de las auditorias realizadas a la entidad por la Contraloría de Bogotá - corte agosto de 2018

Informe de Seguimiento al cumplimiento y/o avance de las acciones suscritas en el Plan de mejoramiento producto de las auditorias realizadas a la entidad por la Contraloría de Bogotá - corte septiembre de 2018

Matriz de seguimiento Plan de mejoramiento Contraloría de Bogotá - corte Septiembre de 2018

Informe de Seguimiento al cumplimiento y/o avance de las acciones suscritas en el Plan de mejoramiento producto de las auditorias realizadas a la entidad por la Contraloría de Bogotá - corte octubre de 2018

Realizar seguimiento al estado de avance e implementación de los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá, con el fin de determinar el grado de cumplimiento y la eficacia de las acciones implementadas para subsanar los hallazgos comunicados por el ente de control, conforme lo previsto y exigido en la Resolución Reglamentaria 012 de 2018 de la Contraloría de Bogotá.

Informe de seguimiento al cumplimiento y avance de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría producto de las auditorias realizadas a la entidad durante las vigencias 2016 y 2017

Matriz de Seguimiento con corte febrero 2019, al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá, producto de las auditorias realizadas a la Secretaría General durante las vigencias 2017 y 2018

Informe de Seguimiento con corte marzo 2019, al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá, producto de las auditorias realizadas a la Secretaría General durante las vigencias 2017 y 2018

Matriz de Seguimiento con corte marzo 2019, al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá, producto de las auditorias realizadas a la Secretaría General durante las vigencias 2017 y 2018

Realizar seguimiento al estado de avance e implementación de los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá, con el fin de determinar el grado de cumplimiento y la eficacia de las acciones implementadas para subsanar los hallazgos comunicados por el ente de control, conforme lo previsto y exigido en la Resolución Reglamentaria 012 de 2018 de la Contraloría de Bogotá.

Seguimiento al cumplimiento y/o avance de las acciones del Plan de Mejoramiento producto de las auditorias realizadas a la Secretaría General por la Contraloría de Bogotá

Realizar seguimiento al estado de avance e implementación de los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá, con el fin de determinar el grado de cumplimiento y la eficacia de las acciones implementadas para subsanar los hallazgos comunicados por el ente de control, conforme lo previsto y exigido en la Resolución Reglamentaria 012 de 2018 de la Contraloría de Bogotá.

Realizar seguimiento al estado de avance e implementación de los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá, con el fin de determinar el grado de cumplimiento y la eficacia de las acciones implementadas para subsanar los hallazgos comunicados por el ente de control, conforme lo previsto y exigido en la Resolución Reglamentaria 012 de 2018 de la Contraloría de Bogotá.

Matriz de Seguimiento con corte diciembre 2018, al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá, producto de las auditorias realizadas a la Secretaría General durante las vigencias 2017 y 2018

Seguimiento al avance y/o cumplimiento de las acciones suscritas por la Entidad en el Plan de Mejoramiento producto de las Auditorias Internas realizadas por la Contraloría de Bogotá durante las vigencias 2017 y 2018

Matriz de Seguimiento con corte enero 2019, al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá, producto de las auditorias realizadas a la Secretaría General durante las vigencias 2017 y 2018

Establecer la suficiencia y operatividad de controles automáticos del Sistema de Información de Inventarios SAI, asociados al proceso de Gestión de Recursos Físicos. Asimismo, realizar seguimiento al estado y efectividad de la implementación de acciones de mejora a que hubiese lugar como resultado de Planes de Mejoramiento asociados al Sistema de Administración de Inventarios SAI.

Auditoría Proyecto 7868 Desarrollo Institucional para una Gestión Pública Eficiente

Auditoría realizada para establecer el cumplimiento de las actividades de gestión y control, adelantadas en el ingreso físico de un bien o elemento a los inventarios de la Entidad.

Establecer el cumplimiento de la Estrategia de Racionalización de Trámites por parte de la Secretaria General en el Sistema Único de Información de Trámites –SUIT, conforme a lo señalado en la Resolución1099 de 2017, mediante la validación de evidencias de enero a mayo de 2021 con base en lo programadopara la presente vigencia.

Establecer el nivel de cumplimiento y estado de avance las actividades y acciones establecidas en el Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV, de la Secretaria General correspondiente a la dimensión Gestión con valores para resultados del MIPG, conforme a la Resolución de 1565 de 2014 y demás normatividad vigente.

Auditoría Proceso Gestión Jurídica

Realizar visita al Data Center para establecer la existencias y efectividad de controles de acceso, tomando como marco de referencia mejores prácticas de seguridad, así como evaluar el cumplimiento de la guía GS-037 Guía de Acceso al Data Center, Cuartos Técnicos y Cuartos de Almacenamiento de Medios y del OT-020 Plan de Contingencia TI – DRP

Evaluar controles claves aplicables a los procedimientos que conforman el Proceso de Tecnologías de la Información y las comunicaciones, que fueron objeto de modificaciones durante julio de 2020 a abril 2021.

Evaluar la etapa de formulación y cumplimiento de la ejecución física, financiera y de gestión del Proyecto de Inversión 7871 “Construcción de Bogotá-región como territorio paz para las víctimas y la reconciliación”, de acuerdo con los objetivos del Plan de Desarrollo 2020 -2024 Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para el siglo XXI, así como la gestión de riesgos y los controles asociados a los procedimientos del proyecto de inversión.

Verificación de la aplicación de los controles claves definidos en el proceso Asistencia, atención y reparación integral a víctimas del conflicto armado e implementación de acciones de memoria, paz y reconciliación en Bogotá, y el desarrollo de las actividades a través de los cinco (5) procedimientos que conforman el proceso.

Evaluar la formulación y cumplimiento de las metas e indicadores trazados para el proyecto de inversión 7872 “Transformación Digital y Gestión TIC” de acuerdo con los objetivos del Plan de Desarrollo 2020 -2024 “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para el siglo XXI”, así como la gestión de riesgos y los controles asociados al proyecto de inversión.

Evaluar la etapa de formulación y cumplimiento respecto de la ejecución física, financiera y de gestión del Proyecto de Inversión 7870 “Servicio a la Ciudadanía, moderno, eficiente y de calidad”, de conformidad con los objetivos del Plan de Desarrollo 2020 -2024 Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para el siglo XXI, así como la gestión de riesgos y los controles asociados a los procesos de proyectos de inversión.

Auditoria de Cumplimiento de la Política de Administración de Riesgos.

Establecer la aplicación de controles claves definidos en el proceso de Gestión del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía, en relación con la oferta institucional de trámites y servicios prestados a la ciudadanía, principalmente de los procedimientos de Administración del modelo multicanal de servicio a la ciudadanía y soporte funcional y técnico del Sistema Distrital para la Gestión de Peticiones Ciudadanas e instructivos relacionados.

Evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales seleccionadas, en relación con la aplicación adecuada de los controles claves en las etapas precontractual y contractual en el Contrato No. 726 celebrado con ETB correspondiente a la línea de atención 195, conforme a la normatividad interna y externa vigente en materia de contratación

Establecer el cumplimiento de las disposiciones señaladas en el Decreto Nacional 1167 de 2016, relativas al estudio de la procedencia de la acción de repetición, así mismo, el de las funciones desarrolladas por el comité de Conciliación de la Secretaria General durante el primer semestre de 2021

Verificar dentro del marco de los roles de la Oficina de Control Interno y en cumplimiento del Plan Anual de Auditoria, mediante seguimiento la apropiación de valores y principios por parte de los servidores públicos. De igual forma, validar la probabilidad de riesgos de situaciones de conflicto de intereses en la entidad.

Verificación de la la adecuada administración y control de los dineros, gastos menores y saldo en dinero del fondo de caja menor a 29 de noviembre de 2021, en virtud de las Resoluciones 017 y 514 de 2021, por las cuales se constituye y administra el fondo de Caja Menor, con cargo al presupuesto asignado a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Evaluar la fase de formulación y cumplimiento de la ejecución física, contractual, presupuestal y gestión del Proyecto de Inversión 7873 “Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Secretaria General”, de acuerdo con los objetivos del Plan de Desarrollo 2020-2024 Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para el siglo XXI, así como la gestión de riesgos y los controles asociados a los procesos del proyecto de inversión.

Establecer el grado de avance en la implementación de la política de mejora normativa en la Secretaría General, cuyo objetivo es promover el uso de herramientas y buenas prácticas regulatorias.

Verificación sobre el funcionamiento adecuado de la implementación de los canales de consulta, orientación, denuncia y seguimiento de conflicto de intereses en la Secretaría General, así como su difusión en los servidores públicos.

Establecer mediante la muestra seleccionada la aplicación de los controles en los procedimientos Relacionamiento y Cooperación internacional 2216100-PR-202 V 10 y Posicionamiento internacional 2216300-PR-242, la alineación de las acciones de cooperación, relacionamiento y posicionamiento con los propósitos establecidos en el Plan de Desarrollo Distrital 2020 – 2024, así como de la gestión de los riesgos del proceso.

Auditoria a la Norma Técnica Colombiana NTC 5854 de accesibilidad a la página web de la Secretaria General

Verificar el desarrollo de la actividad "ID 8 del Plan de estabilización MIPG, correspondiente a identificar los/as servidores/as inscritos en carrera administrativa que puedan ser encargados/as en los cargos de libre nombramiento y remoción y contar con un inventario que permita la fácil identificación de candidatos cuando se requiera encargar empleos de libre nombramiento y remoción", en el periodo entre el 1 de enero y el 16 de noviembre de 2021

Establecer la aplicación adecuada de los controles claves definidos en el proceso de contratación, en lo referido a la destinación apropiada de los recursos con ocasión de la emergencia económica y la implementación de protocolos por la entidad para atender la emergencia sanitaria, de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa No 10 – de 2020.

Establecer la aplicación adecuada de los controles claves y actividades definidas para la conducción de los procedimientos Acciones Correctivas, preventivas y de mejora - PR- 005, Gestión de Políticas Públicas Distritales de Competencia de la Secretaria General - PR-370 y Gestión del Cambio - PR-374 que, hacen parte del proceso de Direccionamiento Estratégico.

Evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la entidad con el fin de determinar la eficacia y cumplimiento de los requisitos de control exigidos por la Contaduría General en la Resolución 357 de 2008.

Auditoria realizada en cumplimiento al Plan Anual de auditoria aprobado para la entidad vigencia 2018

Evaluar la eficacia de los controles aplicables al proceso de gestión financiera de la entidad y verificar el cumplimiento de las directrices normativas internas y externas aplicables a este mismo proceso, según los objetivos específicos definidos para esta revisión.

Establecer el cumplimiento de la ejecución física y financiera del Proyecto de Inversión 7873 “Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Secretaria General”, de conformidad con los objetivos del Plan de Desarrollo 2020-2024 Un Nuevo Contrato Socia y Ambienta para el siglo XXI, así como la gestión de riesgos y los controles asociados a los procesos de proyectos de inversión.

Establecer el cumplimiento de las disposiciones señaladas en el Decreto Nacional 1167 de 2016, relativas al estudio de la procedencia de la acción de repetición, así mismo, el de las funciones desarrolladas por el comité de Conciliación de la Secretaria General durante el segundo semestre de 2021.

Establecer la adecuada aplicación de actividades y controles claves utilizados en el proceso Fortalecimiento de la administración y la gestión pública distrital, mediante los procedimientos internos establecidos (Administración de los programas de formación distrital y Definición, estructuración, desarrollo y evaluación de estrategias), así como el cumplimiento de la normatividad legal vigente.

Establecer el cumplimiento en la ejecución física, financiera y de gestión del Proyecto de Inversión 7871 “Construcción de Bogotá-región como territorio de paz para las víctimas y la reconciliación”, de acuerdo con los objetivos del Plan de Desarrollo 2020 -2024 Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para el siglo XXI, así como la aplicación de los controles asociados al proyecto de inversión, la consistencia de la información reportada y su gestión de riesgos, a corte de 31 de diciembre de 2021.

Auditoría realizada para establecer el cumplimiento de las actividades de gestión y control, adelantadas en el Proceso Comunicación Pública, de acuerdo con lo establecido en los procedimientos de Ecosistema Digital 4140000-PR-367 versión 05; Comunicación Corporativa 4140000-PR-368 versión 05 y Comunicación hacia la Ciudadanía 4140000-PR-369 versión 06.

Establecer la aplicación adecuada de los controles claves definidos en el procedimiento PR- 310 Gestión, Seguimiento y Coordinación del sistema Unificado Distrital de inspección, Vigilancia y Control que hace parte del proceso de Gestión del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía.

Establecer el cumplimiento de la ejecución física y financiera del Proyecto de Inversión 7872 “Transformación Digital y Gestión TIC”, de acuerdo con los objetivos del Plan de Desarrollo 2020 -2024 Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para el siglo XXI, así como la gestión de riesgos y los controles asociados al proyecto de inversión.

Archivística y del Patrimonio Documental del Distrito Capital como el desarrollo de las actividades de los siguientes procedimientos: • 2215100-PR-257 - Versión 08: “Asistencia Técnica en Gestión Documental y Archivos”. • 2215200-PR-299 - Versión 06 “Seguimiento al cumplimiento de la Normativa Archivística en las entidades del Distrito Capital”. • 2215200-PR-293 - Versión 06: “Revisión y Evaluación de las tablas de Retención Documental-TRD-y tablas de valoración documental” • 2215300-PR-282 - Versión 05: “Ingreso de documentos históricos al Archivo de Bogotá” • 2215100-PR-073 - Versión 05: “Organización de Fondos Históricos”.

Establecer la aplicación adecuada de actividades y controles claves definidos en el proceso de Gestión del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía como a la gestión de riesgos respecto a la oferta institucional de trámites y servicios prestados a la ciudadanía.

Evaluar la aplicación de los controles claves a lo largo del proceso de contratación, en las etapas precontractual, de ejecución contractual y post contractual, de los contratos seleccionados, así como verificar el cumplimiento de la normatividad legal aplicable y de los procedimientos internos, entre otros, con base en la muestra seleccionada de contratos suscritos en el primer cuatrimestre de 2020.

Evaluar la gestión de riesgo por parte de las dependencias de la entidad, en línea con lo establecido en la Política de administración de riesgos, así como procedimiento de Gestión de Riesgos y Guías de administración de riesgos de la entidad, mediante la verificación de los criterios contemplados para la identificación de riesgos, el diseño, aplicación y evaluación de la efectividad de los controles. Verificar las acciones definidas para el tratamiento de los riesgos con calificación moderada, alta y extrema, como los mecanismos de seguimiento y monitoreo a los riesgos, incluidas las medidas adoptadas por las dependencias frente a la materialización de los eventos de riesgo.

Evaluar la capacidad de la entidad para garantizar la operación normal bajo las nuevas condiciones de trabajo en casa, conforme a los lineamientos impartidos en seguridad y salud en el trabajo por las normas vigentes.

Establecer la gestión adelantada por la Secretaria General en la formulación y seguimiento del Plan Institucional y de Gestión de los Proyectos de Inversión, en línea con los retos del Plan de Desarrollo 2020 -2024 Un nuevo contrato Social y Ambiental para el siglo XXI.

Entre el 6 y el 16 de octubre de 2020, se llevó a cabo visitas de seguimiento sobre la prestación de servicios a la ciudadanía en las Instalaciones de los Supercades de la Secretaría General, de acuerdo con lo programado en el Plan Anual de Auditorias aprobado para la vigencia 2020.

Establecer la gestión adelantada por la Secretaria General sobre la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG a septiembre de 2020, de conformidad con lo proyectado en el plan de ajuste y sostenibilidad del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG 2020

Auditoría al proceso de gestión de Recursos Físicos de la Secretaria General, de acuerdo con lo programado en el Plan Anual de Auditoría aprobado para el 2020, adelantada entre el 13 octubre y el 5 de noviembre de 2020.

Evaluar los controles aplicables como los asociados a la matriz de riesgos del proceso asesoria Técnica y Proyectos en Materia TIC, y verificar elcumplimiento de las directrices normativas internas y externas aplicables en la materia.

Evaluación d e la eficacia de los controles del proceso, el grado de avance y cumplimiento de las metas del proyecto de inversión 1156, así como el cumplimiento de las directrices normativas internas y externas.

Evaluar la eficacia de los controles definidos en el proceso de contratación de la entidad en todas sus etapas y el cumplimiento de las directrices normativas internas y externas

Verificar la aplicación de las actividades descritas en los cinco (5) procedimientos vigentes del proceso de Comunicación Pública y evaluar los puntos de control más relevantes determinados en cada uno de ellos, así como la gestión de riesgos del proceso. Evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los contratos financiados con recursos del proyecto de Inversión 1143

Verificar mediante muestreo la aplicación de controles claves en el proceso de Gestión del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía, respecto a la oferta institucional de trámites y servicios ofrecida a la ciudadanía en las siguientes actividades: Modelo multicanal, cualificación, seguimiento y medición del servicio a la ciudadanía, cobro y facturación por concepto de uso de espacio en la Red CADE y Proyecto de inversión 1126 “Implementación de un nuevo enfoque de servicio a la ciudadanía”

Verificar el cumplimiento de las actividades descritas en la Política de Administración del Riesgo de la Secretaria General, principalmente en temas relacionados con las aprobaciones en materia de riesgos por parte de las tres líneas de defensa, seguimientos periódicos y definición de riesgos según los Subsistemas y tipologías establecidos de la misma, conforme directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública, (en adelante DAFP).

Informe contentivo de los resultados de la revisión gastos menores de la Secretaria General de Bogotá.

Seguimiento al cumplimiento y avance de las recomendaciones producto de las auditorias Internas realizadas en la entidad con corte a marzo 2018

Informe de seguimiento al cumplimiento y avance de las acciones suscritas en el plan de mejoramiento producto de las auditorias internas realizadas a la entidad durante las vigencias 2016, 2017 y 2018 con corte a 30 de junio de 2018.

Seguimiento periodo comprendido entre febrero -mayo 2019, al avance y cumplimiento de las acciones suscritas en el Plan de mejoramiento producto de las auditorias realizadas por la Oficina de Control Interno durante las vigencias 2017 y 2018

Verificar el cumplimiento de los términos establecidos para la atención de las peticiones, quejas, sugerencias y reclamos de la Dirección de Talento Humano, lo anterior en atención a lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 el cual establece que la Oficina de Control Interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigente