Política de gestión documental

La Política Institucional de Gestión Documental busca alinear la gestión de los documentos con las funciones y actividades propias de la Secretaría General. Esto incluye articular el ciclo vital de los documentos con los objetivos estratégicos de la entidad, garantizando que cada proceso administrativo, desde la planeación hasta la ejecución y evaluación, cuente con un soporte documental adecuado.

Asimismo, esta política responde a la necesidad de integrar los principios de la función archivística con las estrategias de modernización tecnológica y gestión de la información, promoviendo la innovación en los procesos documentales. De esta manera, la Secretaría General reafirma su compromiso con la preservación de la memoria institucional, la transparencia y la eficiencia administrativa, en beneficio de la ciudadanía y de los objetivos de desarrollo de la ciudad.

La política de Gestión Documental, se crea en cumplimiento a la Ley 594 de 2000, ley General de Archivos, complementada por el Decreto 1080 de 2015, que en su título II: Patrimonio archivístico, artículo 2.8.2.5.6 determina la obligación de formular una Política de Gestión, así mismo, en el en el Modelo de gestión documental y administración de archivos, formulado por el Archivo general de la Nación, señala en el componente estratégico, la creación de la política de gestión documental como uno de los productos de nivel inicial, y tiene como propósito establecer las directrices y lineamientos generales que guiarán los componentes técnicos, programas, procesos, procedimientos, que comprende la Gestión Documental en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, con el fin de asegurar la planeación, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, disposición, preservación, conservación y valoración de la documentación, independientemente de su medio físico o electrónico, como evidencia del cumplimiento de misión de la Entidad, garantizando el acceso y difusión de los archivos, la preservación del patrimonio documental y la construcción de memoria institucional y distrital, de conformidad con el cumplimiento de los requisitos legales archivísticos, administrativos, técnicos y tecnológicos aplicables.