Gestión documental

El programa de descripción documental está orientado a adelantar el proceso de descripción archivística aplicando la norma internacional de descripción ISAD(G) permitiendo la homogenización de la descripción archivística, el intercambio de la información utilizando estándares o modelos de metadatos para la descripción y recuperación de los diferentes fondos administrados por la Secretaría General.

El programa de reprografía está orientado a la aplicación de procesos técnicos que permitan su producción, gestión, consulta, trámite, transferencia, preservación y conservación, durante el ciclo de vida de los documentos; así como los beneficios que de ellos se derivan convirtiéndose en un mecanismo de respaldo que permita asegurar la disponibilidad de la información.

En el PGD se establece el Programa de Documentos Especiales, el cual está orientado en definir las directrices a los documentos de archivo que por sus características no convencionales, demandan un tratamiento de organización, conservación y/o preservación diferente, relacionando las operaciones técnicas a llevar a cabo durante el ciclo vital de este tipo de documentos, los cuales se encuentran en soporte gráfico, sonoro, audiovisual, entre otros, con el propósito de garantizar su autenticidad, fidelidad, integridad, confidencialidad, acceso y disponibilidad según lo establezca la Tabla de Retención Documental TRD.

Así mismo, este programa en la Secretaría General busca determinar la forma de proceder en relación a la identificación, conformación, organización y descripción de los documentos especiales garantizando su conservación, preservación, control y consulta a través del tiempo.