Gestión documental

El Programa de Gestión Documental establece los lineamientos, procedimientos, programas específicos y actividades a corto, mediano y largo plazo, fundamentales para la normalización y desarrollo de la Gestión Documental en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., articulado con el Plan Estratégico Institucional, el Plan Acción Institucional - PAI y los objetivos estratégicos, con el fin de garantizar la eficiencia administrativa, la transparencia y la preservación de la memoria institucional.

Resolución 161 de 2026 "Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental - PGD 2025 - 2028 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C."

El Diagnóstico Integral de Archivos abarca la identificación y valoración del estado de gestión documental, la conservación y preservación de los archivos de las oficinas productoras de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Programa de Gestión Documental-PGD

El Programa de Auditoría y Control está enfocado en el seguimiento y control de los procesos de gestión documental, y los planes y proyectos que se encuentran planteados en PGD y PINAR desde la implementación de la Gestión Documental teniendo en cuenta el seguimiento y control de la normatividad archivística aplicable a nivel nacional, distrital y al interior de la Entidad y los requisitos aplicables establecidos en el Sistema Integrado de Gestión-SIG.

El programa de archivos descentralizados aplica en lo concerniente con la administración, consulta, y custodia de los depósitos de los archivos de gestión de las dependencias, así mismo aplica al archivo central de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en ejercicio de sus funciones, durante el ciclo vital de los documentos.

El Programa para la Gestión de Documentos Electrónicos está dirigido a establecer requisitos para asegurar la gestión de todos los documentos electrónicos de archivo independientemente de su tipo y formato (textual, audio, video, entre otros). La elaboración del Programa para la Gestión de Documentos Electrónicos parte de la identificación y definición de los requisitos para los documentos electrónicos de archivo en cada uno de los procesos archivísticos establecidos en el Programa de Gestión de Documentos – PGD.

El programa de capacitación archivística brinda los lineamientos para el desempeño de la función archivística en la institución, como eje transversal a los procesos de la entidad, se requiere impartir instrucciones, suministrar acompañamiento para desempeñar las actividades que permiten la aplicación de la normatividad y metodologías adoptadas por el Archivo General de la Nación y la Dirección Distrital de Archivos, como rectores en materia archivística a nivel nacional y distrital respectivamente , para la salvaguarda del patrimonio documental institucional y facilitar el acceso a la información.

El programa de fortalecimiento de la cultura archivística se encuentra directamente articulado con los diferentes procesos que atañen la gestión documental, puesto que cada vez que se realice modificación en algunos de los procesos que se relacionarán a continuación, se deberá dar estricta aplicación del presente programa con el propósito de sensibilizar y socializar las transformaciones a las dependencias para que den cumplimientos a los cambios que surjan y evitar reprocesos al momento de realizar transferencias documentales, ya sean primarias o secundarias.